INTRODUCCIÓN
Muchas veces hemos escuchado decir frases como: “no me
alcanza el tiempo”, “estoy demasiado ocupado”, “es una pérdida de tiempo”,
“para todo hay tiempo”. Todas las
personas tenemos el mismo tiempo, nadie tiene más ni menos tiempo (365 días al
año, 7 días a la semana y 24 horas al día). La diferencia radica, en la forma
de organizar tu tiempo. Y como el tiempo es escaso, se hace necesario saber
administrarlo eficientemente, pues muchos ya hemos perdido mucho tiempo.
El tiempo es una magnitud física con que se mide la duración
o separación de acontecimientos. El tiempo permite ordenar los sucesos en
secuencias, estableciendo un pasado, un futuro y un tercer conjunto de eventos
ni pasados ni futuros respecto a otro (1)
No hay que perder el tiempo, sino ganar. La edad de la
tierra es 4,543 miles de millones de años y el promedio de vida del hombre en
el mundo es aproximadamente 70 años. Somos una millonésima parte de la vida del
planeta, somos una ínfima parte. La vida es tan corta, para perder el tiempo en
asuntos insubstanciales. No nos podemos dar el lujo de perder el tiempo, porque
el “tiempo es oro”.
CONSIDERACIONES GENERALES:
- Ten objetivos y actividades a largo, mediano y corto plazo.
- Los tipos de actividades: 1) De acuerdo a la Frecuencia: diaria, semanal, mensual, anual; 2) De acuerdo a los plazos: largo plazo (5 años); mediano plazo (3 años); corto plazo (1 año).
- El tiempo es escaso, irrecuperable, finito, no se puede ahorrar y es preciso
- No puedes hacer muchas acciones al mismo tiempo. Tienes que concentrarte en una sola actividad pues “quien mucho abarca, poco aprieta”. No podemos hacer todo, hay que tercerizar o encargar ciertos trabajos.
- Una actividad puedes dividirlo en etapas. No es necesario tomar todo tu tiempo en una actividad.
- Hay actividades rutinarias (repetitivas) y nuevas. Busca protocolizar o estandarizar o mecanizar tus acciones repetitivas.
- Por cada actividad hay una sub actividad que se necesita para lograr cada actividad.
- Toda tarea tiene que tener un plazo: un tiempo de inicio y de término. Hay que precisarlo.
- Ten tus tiempos para descansar. Todo cuerpo y mente se recalienta, se desgasta. Cuida la máquina humana. Tienes que estar en buenas condiciones. Ten un sueño reparador.
- Existen actividades productivas e improductivas, que generan ganancia y otras te generarán pérdidas. Siempre elige las acciones o actividades que te darán mayores beneficios.
- Elimina las notificaciones del internet que te distraen.
- Las actividades que duren menos de una hora, hazlo en el día.
- Dividir los trabajaos complejos o a largo plazo en actividades mensuales, semanales o diarios.
- Racionaliza tus actividades. Identifica las actividades a las que deberías dedicar mayor tiempo.
- Es mejor ser proactivo antes que reactivo. Es decir, adelántate a las situaciones, antes de estar llorando sobre la leche derramada.
- El tiempo cuesta. La hora de Bill Gates tiene más valor monetario que el tiempo de un anónimo.
- Prepárate en la nueva modalidad de trabajo del futuro: el Teletrabajo.
- Hay actividades que nos roban el tiempo: redes sociales, la televisión, vicios. Hay que desterrarlas.
- El tiempo muerto, se aquel que usa para realizar las actividades rutinarias como dormir, asearse, comer, transporte.
- No se trata de trabajar muchas horas sino de usar el menor tiempo con el mismo o mayor resultado. A eso, se llama eficiencia del tiempo.
- Puedes postergar o suspender tareas que no se pudieron ejecutar por motivos de fuerza mayor, por imprevistos o porque realmente fue insuficiente el tiempo. No te angusties, puedes proseguirlas.
- Hay que priorizar las actividades. Primero se hacen las tareas urgentes y luego las importantes. Hay actividades urgentes que requieren de atención inmediata. Y las importantes, es lo contrario.
- Hay actividades que no requieren que o hagas personalmente, lo puedes delegar o encargar a alguien que tenga la capacidad de hacerlo.
PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO:
1. PLANIFICACIÓN:
Define claramente tus metas de la vida, para no andar sin
rumbo. Determina qué actividades, acciones o tareas vas a realizar y cuándo las
harás. Las metas, en lo posible, deben ser realistas, medibles o
cuantificables. Admitir cierta flexibilidad, como dice Michael Porter “uno debe
ser rígido en sus metas, pero flexible en sus estrategias. Es decir, determina
tus actividades, fechas y prioridades. Haz un cronograma de actividades.
La mente es frágil, es mejor anotar las actividades del día
en un cuadernillo, agenda o una aplicación de internet. Planifica con una mente
despejada, serena y concentrada. La mente sirve para crear ideas, no para
almacenar todas las ideas. En estos casos, la agenda es la mejor compañera para
escribir las actividades del día siguiente.
2. EJECUCIÓN
Ese plan o lista de actividades nos servirá para
ejecutarlas. Previamente hay que mantener ordenado los archivos, implementarse
de los materiales y documentos necesarios. Hay que poner fecha límite a
nuestras actividades, no puede estar en el infinito.
3. EVALUACIÓN
Cada noche o mañana evalúa las tareas del día siguiente.
Identifica lo que te está robando el tiempo, las actividades que no son ni
importantes ni urgentes. Lo que sirve y no sirve. Y luego, replantea para un
mejor logro de las metas u objetivos.
Reflexiones:
“Se siembra en
primavera, mas no en otoño”
“Las cosechas no son de la noche a la mañana”
“El tiempo perdido, ya no se recupera”.
“El futro depende del hoy”
“Somos el resultado de lo que priorizamos”
(1) https://es.wikipedia.org/wiki/Tiempo
Comentarios